【UR-Uビジネス基礎学科】タスクマネジメント
仕事をする上で自分を律して行動するのは中々簡単なことではありません。予定外の仕事が入ったり、つい欲に負けてSNSを見てしまったり…。今回は仕事を効率良く進めて自分の時間を増やすためのタスクマネジメントに関してアウトプットしていきます。
今回の記事では、
◼スケジュール管理の方法を知ることができる
◼無駄な時間を無くし非生産時間を効率良くできる。
◼ROTI（RETURN OF TIME INVESTMENT）を高めることができる
セルフマネジメントの必要性
会社員でもフリーランスでも自分で自分をコントロールするのはとても難しいですよね。セルフマネジメントとは言い換えると、『自己管理』です。つまり自分の精神状態や健康状態を安定させて、より良い状態になるように改善していく能力となります。
自己管理が不得意だと、やらないといけない仕事を後回しにして、夜遅くまで残って仕事をしてしまうダメリーマンは周りにもいるのではないでしょうか？
この自己管理で一番邪魔なのはモチベーションです。その日のモチベーションによって仕事の質が左右されるようでは、お客様にも周りのスタッフにも迷惑をかけてしまいます。自己管理で重要なのはモチベーションを捨てて、自分のマニュアルを作ることです。
例をあげるとコンビニのおばちゃんを思い浮かべて下さい。
商品の陳列や品出し、会計などの仕事がなぜ上手くまわっているのか？それはマニュアルがしっかりと存在しているからです。マニュアルがあるのでモチベーション関係なく仕事が円滑に行うことができます。
このマニュアル化を行い、日々継続していくためにスケジュール管理の方法をご紹介します。
スケジュール管理
竹花さんが実際に行っているスケジュール管理をここでは紹介していきます。これができると時間を上手く使えるようになります。まずスケジュール管理とは行動表と覚えて下さい。目標管理シートのイメージです。
皆さんは『タスク＝作業』を入れてる方が多いと思います。メール返信や資料作成などこれにあたります。ポイントは朝起きてから作業を入れないこと！先程言ったように行動表ですので、作業ではなく行動を入れていきます。
『○時カフェに行く』『○時PCを開く』『○○時にトレーニング施設』など行動を入れて作業はあとから考えることが重要です。カフェに行ってメール返信や資料作成、今日のタスクを整理するしていく流れです。
そして1日の行動表を見直して、出来た所は色を変えて出来なかった所はそのまま残す。そうすることで自分の行動の振り返りと時間の使い方をブラッシュアップすることができます。
ここで1つ気をつけたいのは、やることを整理するということです。何もかも詰め込んでしまうと結局行動も中途半端になり良い結果になりません。色々な業務があると思いますが、重要性、緊急性をきっちり分けること。
この図の中で自分が何に一番時間を使っているのかを明確にして下さい。
重要度の高い緊急な事項は相手と関わる仕事の場合は素早く対応しないといけません。また重要度は低いけど緊急な事項は他のスタッフで対応できる場合は任せましょう。
4つの区分の中では一番増やさなければいけないのは『緊急ではないが重要』な部分です。自分のスキルアップの時間の確保、健康維持に必要や運動や食事の時間の確保、それから仕事であれば先々の重要なタスクをメインにするだけで、日々の自由な時間は生まれてきます。
会社の飲み会やテレビ、友達との遊びの時間も必要ですが、必要最低限にするか思い切って辞めてみることをお勧めします！
私が試して思ったことは、行動を管理することで当たり前ですがしんどいです。ただし無駄に時間を過ごすことが減るので1日終わった時の達成感や充実感はものすごくあります。逆に今まで時間を無駄に浪費していたと猛烈に反省するきっかけにもなります。
仕事で強制されず自分で考えて働くというのは、自己管理が出来ないと成果は上がらないと痛感しました。
2つの時間を理解する
私達が使える時間は誰しも平等ですが、その時間には限りがあります。この時間というものを考えるときに一番大事な観点が生産可能時間と非生産時間の区別となります。
生産時間は何か作業したり結果を生み出すために必要な時間です。非生産時間とは何も作業ができない時間のことで人は7割が非生産時間といわれています。
典型的なのは満員電車の中ですね。ただひたすら人混みの中に埋もれているだけの時間…。人によってはこの時間の使い方で人生が変わると思います。この非生産時間を徹底して排除しましょう。
通勤のときに家から会社まで電車で1時間かかるとします。
1日往復2時間を20営業日だとすると40時間／月。
年間で換算すると480時間です。
これを3年続けると1.440時間。1日8時間勤務の場合、180日営業日に相当します。
何が言いたいかというと、こういった非生産時間を生産時間に変えるだけで周りや同僚と圧倒的な差をつけることができます。日本人はアジアで一番学びの時間に費やす時間が短いといわれています。1日に換算すると平均10分という時間になっています。
会社に来てメール返信やSNSをチェックしたりする人は多いと思いますが、これを電車の中でやれば非生産時間を上手く活用できる。または学びの時間として動画を見てメモをすることで立派な生産時間になりますよね。
多くの人はお金を失う抵抗はありますが、時間を失うことに抵抗ある人は少ない。仮にお金を失ったとしても取り戻すことはできますが、時間は無理です。
ROI（RETURN OF INVESTMENT）だけでなくROTI（RETURN OF TIME INVESTMENT）の意識も持っておく必要があります。お金を出してリターンを得る考え方と、自分の使った時間を無駄にしない考え方です。
非生産時間の電車の場合は、特急やグリーン車に乗って時間を有意義に使うのは一つの方法です。私も普通電車の場合は約1時間かかりますが、特急であれば40分でPCも使えて約30分節約できます。この30分を他の時間に使うことで非生産時間を生産時間に変えることができます。
節約の観点でみると悩む方もいると思いますが、そのお金を自分に投資と考えれば、時間を有効活用できて、知識を得れば後で十分に取り返すことも可能です。時間を得る意識を持ち行動表に落とし込んでいきましょう。
まとめ
◼セルフマネジメントはモチベーションを捨てる
◼スケジュールは行動で管理すること
◼自分のタスクを4つ区分に分けて可視化する
◼隙間時間を活用してROTIの意識を持つ
まずはスケジュール管理を作業ではなく行動で管理することで無駄な時間が可視化できます。隙間時間の徹底排除して自分へのスキルアップの時間に使うとように今日から取り組んでいきましょう。
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